Kundehistorier

Dec 20, 2017
”Systemet hjælper os med at sikre en effektiv og korrekt disponering af vores medarbejdere”

Arriva er i dag Danmarks største busselskab. Lige siden 1996 har selskabet benyttet software fra Trapeze til at håndtere den daglige disponering og administration af medarbejderne, turnus- og fraværsplanlægning, medarbejderkommunikation og automatisk lønberegning.

”I forbindelse med vores varetagelse af buskørsel over hele Danmark bruger vi softwareløsninger fra Trapeze til at understøtte og optimere driften, ” fortæller Janne Herlin Kristensen, der er intern supporter af Trapezes løsninger hos Arriva Danmark. ”Vi bruger Trapeze Operations Management System til blandt andet personale- og vagtdisponering. Systemet giver os rigtig godt overblik over vores daglige arbejde og hjælper os med at sikre en effektiv og korrekt disponering af vores medarbejdere. Hvis for eksempel en chauffør melder sig syg, så hjælper systemet os til at finde en passende afløser. ”

Hvem, der er en passende afløser, afhænger blandt andet af medarbejderens kvalifikationer, gældende arbejdstidsregler samt en lang række forskellige aftaler og overenskomster. Systemet kobler alle disse oplysninger og kommer med forslag, som disponenten derefter let kan godtage eller afvise.

Automatisk lønberegning
”Et af de moduler, vi har stor gavn af i forbindelse med personaledisponering og personaleadministration, er et lønmodul, ” fortsætter Janne Herlin Kristensen. ”Lønmodulet indeholder alle lønregler og overenskomster og beregner derudfra den enkelte medarbejders løn, tillæg m.m. Hvis vi skulle sidde og håndtere alle disse beregninger manuelt, ville det tage meget lang tid, men med lønmodulet foregår det automatisk, og samtidig er vi sikre på, at lønnen er beregnet korrekt ud fra det faktiske udførte arbejde. ”

Enkel månedsplanlægning og fraværsplanlægning
”Derudover har vi stor glæde af moduler til månedsplanlægning og fraværsplanlægning, ” siger Janne Herlin Kristensen. ”Modulet til månedsplanlægning giver blandt andet vores driftsfolk et rigtig godt overblik over, hvilke vagter vi mangler chauffører til – på en meget nem og visuel måde. Vi anbefaler desuden altid, at driftsmedarbejderne laver månedsplaner til de timelønnede medarbejdere. På den måde er det lettere at holde styr på, hvor mange timer de arbejder. ”
Fraværsplanlægningsmodulet bruger Arriva til at registrere længerevarende fravær såsom ferie, afspadsering, barselsorlov og sygdom. Systemet opdaterer derefter automatisk medarbejdernes timekonti og den daglige disponering. Samtidig advarer fraværsplanlægningsmodulet, hvis fraværet er i konflikt med de gældende regler og aftaler.

Turnusplanlægning følger indbyggede regler
”Alle de moduler, vi bruger fra Trapeze, er integreret med hinanden og trækker på data fra den samme database. Derfor behøver vi kun at indtaste oplysninger om medarbejderne ét sted. Ud over de moduler, jeg allerede har nævnt, benytter vi blandt andet et modul til turnusplanlægning. Selve tjenesterne importerer vi ind i turnusmodulet fra et andet system, og derefter hjælper turnusmodulet os med at planlægge turnusser med et gennemsnitligt ugentlige timetal på 37. Der er indbyggede regler i turnusmodulet, så det hele går op, ” forklarer Janne Herlin Kristensen.

Lettilgængelig medarbejderkommunikation
For at sikre de enkelte medarbejdere adgang til relevant information, benytter Arriva Trapeze Crew Web. Janne Herlin Kristensen uddyber: ”Crew Web er en medarbejderportal, hvor alle ansatte kan logge sig ind og finde informationer, der er relevante for dem. De kan for eksempel se deres opdaterede vagtplan, søge om fri eller tjekke, om de har fået de løntillæg, de skal have. Den mulighed er medarbejderne meget glade for. ”

Rigtig godt samarbejde
”For at benytte Crew Web skal du have adgang til en computer, og det er selvfølgelig en udfordring for vores mange kørende medarbejdere. Derfor har vi som noget af det nyeste fået udviklet og testet Crew App, så vores medarbejdere kan få adgang til de samme oplysninger via mobile enheder. Vi oplever i det hele taget, at Trapeze er gode til at udvikle og tilpasse vores løsninger, efterhånden som vores behov ændrer sig. Og hvis vi opdager en fejl, er de også hurtige til at få den rettet. Så vores samarbejde med Trapeze fungerer rigtig godt, ” slutter Janne Herlin Kristensen.

Vil du gerne se med egne øjne, hvordan løsningen virker? Så book en demo med en af vores konsulenter.

Kontakt os Book en demo Se løsninger
  {_back-to-top_snippet}