Kundehistorier

Dec 20, 2017
En af de 20 største kommuner i Danmark vælger NOVUS DR - løsning til bestillingskørsel fra Trapeze

SNAPSHOT

Antal km kørt:  240.000
Antal busser: 17
Antal bookinger pr. år: 92.000
Antal passagerer: 93.000
Trapeze produkter: Trapeze NOVUS DR
 

Organisationen 

Gentofte Kommune er én af de 20 største kommuner i Danmark med knap 70.000 indbyggere, hvoraf 18% er ældre over 65. 
 
Bus og Hjælpemiddeldepotet i Gentofte Kommunen står for at koordinere og planlægge den behovsstyrede transport, som hovedsageligt består af ældrekørsel, samt transport til og fra dagcentre, daghjem og genoptræning. 
 

Udfordringen

Med kommunesammenlægningen i 2007 blev omfanget af den behovsstyrede transport i Gentofte kommune med ét nærmest fordoblet.
 
Kommunen valgte i første omgang at videreføre de eksisterende aftaler, hvilket betød, at flere instanser stod for at håndtere og udføre den bestillingsbaserede transport i kommunen.
 
I 2009 valgte direktionen i kommunen at undersøge, om kørslen kunne udføres bedre og billigere på en anden måde. Resultatet af kommunens undersøgelser var, at det ville være en bedre løsning for kommunen at hjemtage kørsel, og dermed udvide den kørselsordning, som kommunen allerede havde. Dog ville det forudsætte, at kommunen investerede i et it-system til håndtering af transporten, da den hidtil anvendte metode med flere forskellige regneark blev for uoverskuelig og tidskrævende.
 
Gentofte Kommune valgte derfor at undersøge markedet for it-systemer, der kunne løfte opgaven.
 

Projektet

Gentofte Kommune opstillede flere krav til det system, som de ville anskaffe. De havde behov for et system, der gav et godt overblik over de ca. 400 daglige ture, og som kunne lette og effektivisere arbejdsgangene, så kommunen ikke behøvede tilføre ekstra personale, selvom volumen blev øget. Endvidere var pris og driftsikkerhed, sammen med fleksibilitet og funktionalitet, væsentlige parametre i valget af det fremtidige system.
 
Markedet for egnede it-systemer blev grundigt skannet, og blandt flere løsninger skilte et system sig ud. Det var systemet NOVUS DR fra Trapeze Group. NOVUS DR er specielt udviklet til at håndtere bestillingskørsel, specialtransport og koordineret kørsel, og det var netop det, Gentofte Kommune efterlyste. 
 
Gentofte Kommune lagde vægt på, at systemet var nemt at bruge, at det var browserbaseret og at det kunne understøtte hele arbejdsgangen fra opkaldet fra borgerne til planlægning og afregning. 
 
Specielt det element, at NOVUS DR er webbaseret, adskilte det fra konkurrenterne,” fortæller Projektleder Tommy Buchwald Holm fra Gentofte Kommune.
 
Hos Gentofte Kommune løses opgaverne omkring bestillingskørslen af én fast planlægger samt afløsere. Derudover er udvalgte medarbejdere på kommunens institutioner oplært i at indtaste turbestillinger. Netop den decentrale bestilling af ture er en af styrkerne ved NOVUS DR, og den bliver udnyttet til fulde, i og med at flere faggrupper og flere institutioner selv kan foretage bestilling af ture. Når turen er bestilt, foretages planlægningen af turene automatisk af NOVUS DR. Efterfølgende kan en planlægger checke planen og eventuelt justere planen efter aktuelle behov eller driftssituationen. 
 

Implementering og idrifttagning

Trapeze har stået for hele implementeringen af NOVUS DR hos Gentofte Kommune. I løbet af foråret 2011 blev systemet langsomt rullet ud og sat i drift i kommunens forskellige afdelinger. Imens implementeringen har stået på, har to centrale medarbejdere været på et intensivt kursus hos Trapeze for at lære systemet at kende. Kurserne har givet medarbejderne den nødvendige tryghed og fortrolighed i at bruge systemet.
 
”Driftsdelen af systemet er simpelt. Brugerfladen er let forståelig og lige til at gå til,” udtaler Planlægger Christian Abelin.  ”Lidt anderledes er det med opsætningen af systemet, der er ganske kompleks, med de næsten uendelige opsætnings- og tilretningsmuligheder, der ligger i NOVUS DR. Prisen for denne fleksibilitet og de utallige individuelle opsætningsmuligheder er en større kompleksitet, men når først systemet er sat op, skal man jo kun bruge driftsdelen, og så er det ligetil.” 
 
Hermed fremhæves én af NOVUS DR’s store styrker, nemlig de uanede muligheder for at tilpasse systemet til den enkelte kunde. Tilpassede opsætninger gør arbejdet mere enkelt og ligetil for hver bruger, også de eksterne.
 

Resultatet

Gentofte Kommune forventer at kunne spare ét årsværk, når systemet er fuldt implementeret; og dette på trods af en fordobling af antallet af ture. Hvor der før var to planlæggere og en masse manuelt arbejde, har man nu én planlægger og enkle, strømlinede arbejdsgange. 
 
Gentofte Kommune forventer, at omkostningerne til systemet ved effektiviseringer og lønbesparelser er tjent hjem efter kun et par år; dertil kommer gevinster i form at væsentlig større datasikkerhed, i og med at informationer ikke skal flyttes rundt mellem forskellige regneark. 
 
For ledelsen findes der i Trapeze NOVUS DR gode statistikker og informationer, der betyder, at overblikket over kørslen og hele driften til enhver tid er tilstede. Alle rapporter- og statistikker er endnu ikke i værksat, men kommunens ambitioner om en mere professionel forretning og en højere datasikkerhed er inden for rækkevidde.
 
For medarbejderne har systemet også haft en positiv effekt. Tommy Buchwald Holm udtaler at NOVUS DR bestemt har lettet arbejdet for personalet: ”Systemet giver os hjælp til planlægningen, et større overblik og har i det hele taget gjort det muligt at udvide til vores nuværende kapacitet.”
 
En funktion, som også har haft en betydning for driften hos Gentofte Kommune, er NOVUS DR’s testmiljø, der giver gode muligheder for at simulere fremtidige udvidelser af busdriften. Derved kan kommunen sikre, at kun fordelagtige ture hjemtages. ”Tidligere var vi stærkt afhængige af et stort lokalkendskab for at kunne planlægge, nu hjælper de integrerede kort, der er i systemet, og vi er ikke længere afhængige af, at planlæggerne har et godt lokalkendskabet” fortæller Tommy Buchwald Holm.
 

Fremtiden

NOVUS DR er blevet rigtig godt modtaget, og kommunen har allerede ideer til udbygninger: ”Da vi lever i en elektronisk tidsalder, virker det forkert, at vi stadig skal udskrive kørelister til vores chauffører, så vi håber på, at vi i fremtiden kan sende kørelisterne på en mobil applikation” slutter Tommy Buchwald Holm.
 
Vil du gerne se med egne øjne, hvordan løsningen virker? Så book en demo med en af vores konsulenter.
Kontakt os Book en demo Se løsninger