Kundehistorier

Juni 15, 2017
Selvbetjeningsportal sikrer hurtig og korrekt behandling af ansøgninger om skolekørsel

Selvbetjeningsportal sikrer hurtig og korrekt behandling af ansøgninger om skolekørsel

Hvert år op til skolestart havde medarbejderne hos den regionale transportmyndighed OpplandsTrafikk utrolig travlt, for de havde kun godt en uge til at behandle de cirka 4.500 ansøgninger om skolekørsel, de årligt modtog fra eleverne på de videregående skoler. Med en ny selvbetjeningsportal til disse elever ser OpplandsTrafikk frem til, at det bliver langt lettere at håndtere de mange ansøgninger både hurtigt og korrekt.

”Indtil nu har vi hvert år i august modtaget en liste fra skolekontorerne med oplysninger om de elever, der søgte om skolekørsel i det nye skoleår,” fortæller Per Solbakken, som er IKT-rådgiver hos OpplandsTrafikk. ”På listen kunne vi se, hvilke elever der var kommet ind på hvilke skoler, og alle disse data måtte vi så taste ind i vores sagsbehandlingssystem, før vi kunne vurdere, hvem der opfyldte betingelserne for at få bevilliget skolekørsel.”

Tidskrævende proces og fejlbehæftede data
”Det var alt sammen en meget tidskrævende proces, og da vi altid først fik den endelige liste med cirka 4.500 elever en uge før skolestart, kunne vi aldrig nå at blive færdige med at behandle ansøgningerne til tiden,” fortsætter Per Solbakken. ”Det betød, at chaufførerne fik besked på, at de bare skulle tage alle elever med de første tre uger i et nyt skoleår. Det var naturligvis ikke hensigtsmæssigt. Samtidig oplevede vi tit at have fejl i data; blandt andet fordi der skete fejl i forbindelse med de manuelle indtastninger. Det skete, at der var elever, der ikke fik bevilliget skolekørsel, selvom de burde få det, og samtidig var der elever, som fik bevillinger, de egentlig ikke havde ret til. Alle disse udfordringer ville vi gerne til livs.”

Selvbetjeningsportal til de ældste elever
Løsningen for OpplandsTrafikk blev en selvbetjeningsportal - Student Portal – som blev udviklet af Trapeze. I portalen kan de 4.500 elever på de videregående skoler selv indtaste data, som automatisk overføres til OpplandsTrafikks sagsbehandlingssystem. Per Solbakken uddyber: ”Med Student Portal kan eleverne selv levere alle de data, vi har brug for. Ud over elevens og skolens navn er det for eksempel den eller de adresser, eleven bor på, oplysninger om hvilken klasse eleven går i, og om eleven har særlige behov, der skal tage hensyn til.”

Hurtigere adgang til data
”Når eleven har indtastet data, kan sagsbehandlerne tage over, ganske som de gjorde tidligere. Forskellen er, at vi nu er mere sikre på at få de korrekte data ind i sagsbehandlingssystemet, og at vi kan få oplysningerne tidligere, end vi fik med de gamle lister. Indtil nu har vi testet Student Portal på en enkelt skole, men det er gået rigtig godt, så vi har nu rullet systemet ud til alle skoler og vil dermed få en langt mindre stresset tid op imod skolestart, end vi har haft tidligere.”

Trin for trin-guide øger datakvaliteten
I forbindelse med udviklingen af Student Portal havde OpplandsTrafikk forskellige ønsker, som Trapeze tog udgangspunkt i. Per Solbakken fortæller: ”Vi har lagt stor vægt på, at det skal være let for eleverne at bruge portalen, så skemaer bliver udfyldt rigtigt, og fejl i data minimeres. I Student Portal bliver eleverne trin for trin ledt igennem ansøgningsprocessen og ifølge de tilbagemeldinger, vi har fået, synes eleverne, det er let at bruge portalen.”

Mindre kommunikation pr. telefon og e-mail
”En anden fordel ved Student Portal er, at eleverne nu selv vil kunne tjekke, hvor i processen deres ansøgning er,” siger Per Solbakken. ”Og når ansøgningen er færdigbehandlet kan de se, hvilken slags skolekørsel de har fået bevilliget. Alt sammen kommer til at betyde, at vi begrænser en personalekrævende kommunikationen pr. mail og telefon, fordi eleverne selv kan finde svar på de spørgsmål, de tidligere har været nødt til at kontakte os med.”

Naturligt at søge om skolekørsel
”Tre måneder før skolestart opfordrer vi massivt eleverne til at søge om skolekørsel, også selvom de ikke med sikkerhed ved, hvilken skole de kommer ind på. Ca. 90 % af eleverne vil komme ind på deres førsteprioritet, og for de sidste 10 % er det let efterfølgende at ændre oplysningerne i Student Portal. På længere sigt håber vi på, at det bliver lige så naturligt for eleverne at søge om skolekørsel som at søge ind på en videregående skole. Så vi følger udviklingen spændt,” slutter Per Solbakken.

OM OPPLANDSTRAFIKK

  • Offentlig transportmyndighed i den norske region Oppland
  • Planlægger, markedsfører og organiserer al offentlig transport i regionen
  • Ansvarlig for skolekørsel for 9.500 grundskoleelever og 4.500 elever på videregående skoler 
  • Dækker 26 kommuner med 183.000 indbyggere fordelt på 25.191 km2. 

Vil du gerne se med egne øjne, hvordan løsningen virker? Så book en demo med en af vores konsulenter.

”Med Student Portal kan eleverne selv levere alle de data, vi har brug for.”

- Per Solbakken, IKT-rådgiver hos OpplandsTrafikk

Kontakt os Book en demo Se løsninger